I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Để xây dựng trường mầm non Phúc Lợi đạt kiểm định chất lượng giáo dục theo Thông tư số 19/2018/TT - BGDĐT ngày 22 tháng 08 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào tạo ban hành theo qui định về kiểm định chất lượng Giáo dục và công nhận đạt chuẩn quốc gia đối với trường mầm non là việc làm khó khăn đối với nhà trường. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lập danh mục hồ sơ, phân loại và lưu trữ hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT quy định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác văn thư - lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả. Hiện nay, các trường học đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình lập hồ sơ. Để góp phần thúc đẩy các nhà trường thực hiện tốt công tác xây dựng “Trường đạt kiểm định chất lượng giáo dục theo Thông tư số 19/2018/TT - BGDĐT” thì công việc này đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ vì trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh như thế nào nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ là giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo của phòng GD&ĐT và có mối quan hệ với các tổ chức, cơ quan, ban ngành các cấp thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập và lưu trữ hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện.
Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi là một nhân viên phụ trách công việc văn thư lưu trữ nhà trường rất băn khoăn, trăn trở làm sao để thực hiện công việc này đạt kết quả cao. Hồ sơ được sắp xếp, phân loại và lưu trữ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm để thuận lợi trong công việc hàng ngày, nhất là trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục của nhà trường sắp tới. Đó là lý do tôi chọn đề tài: “Phương pháp lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục” để nghiên cứu.
2. Thời gian, đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian nghhiên cứu đề tài: Từ tháng 8/2022 đến tháng 3/2023
- Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ tại trường mầm non Phúc Lợi, quạn Long Biên, TP Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu: Lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ để xây dựng nhà trường đạt chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1.Cơ sở lý luận:
1.1 Cơ sở lý luận khoa học.
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 19/2018/TT - BGDĐT ngày 22 tháng 08 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào tạo ban hành theo qui định về kiểm định chất lượng Giáo dục và công nhận đạt chuẩn quốc gia đối với trường mầm non;
Căn cứ Kế hoạch số 05/KH – MNPL ngày 21/03/2018 về kế hoạch phát triển trường mầm non Phúc Lợi đến năm 2020;
Căn cứ Hướng dẫn số 105/PGD ngày 31/08/2018 về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ giáo dục mầm non năm học 2018 – 2019;
Căn cứ Kế hoạch số 05/KH - MNPL ngày 18/09/2018 về kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2018 – 2019 của trường mầm non Phúc Lợi;
Căn cứ Kế hoạch số 51/KH – UBND ngày 21/01/2019 về kế hoạch công tác văn thư lưu trữ quận Long Biên năm 2019.
1.2.Cơ sở thực tiễn
Phương pháp lập, phân loại và lưu hồ sơ là một phần vô cùng quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ ở mỗi cơ quan.
Nếu làm tốt công tác này sẽ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý tài liệu được chặt chẽ, lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan. Là những minh chứng vô cùng giá trị trong việc xây dựng trường đạt chất lượng kiểm định giáo dục.
Ngược lại nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết vè vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ cong việc nên khi cần tra cứu tài liệu không thể tìm thấy hoặc nếu có tìm thấy thì cũng mất khá nhiều thời gian, công sức. Không làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ dẫn đến hồ sơ bị phân tán, chưa thu thập đầy đủ sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan.
2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non Phúc Lợi.
2.1. Thuận lợi:
Tháng 7/2013, trường mầm non Phúc Lợi được bàn giao một ngôi trường mới khang trang với 14 phòng học và các phòng chức năng. Các trang thiết bị hiện đại được UBND Quận Long Biên đầu tư, trang bị đầy đủ. Năm học 2013 – 2014 trường đã được công nhận trường chuẩn Quốc gia mức độ I.
Năm học 2022 - 2023 nhà trường có: 43 CBGVNV trong đó
+ CBQL: 03 người
+ Giáo viên: 26 người
+ Nhân viên: 13 người
Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn - 85% trên chuẩn
Được sự chỉ đạo sát sao của cấp trên mọi công việc của tôi luôn bám theo các thông tư, hướng dẫn của nghành một cách chính xác. Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính chất pháp lý
Có phòng văn thư và tương đối đầy đủ các cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư lưu trữ
Có định biên cán bộ văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ. Việc chuyển giao các văn bản đi đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ được giao và bước đầu đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ. Việc quản lý con dấu đảm bảo đúng quy định.
2.2. Khó khăn
Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ nhưng đến nay vẫn còn tồn tại một số những khó khăn như:
Về cơ sỏ vật chất: Tuy được sự quan tâm của nghành giáo dục và nhà trường nhưng về cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc vẫn còn hạn chế. Tủ lưu trữ hồ sơ còn thiếu, giá để tài liệu chưa có để có thể chỉnh lý được tài liệu.
Về công việc của bản thân: Nhân viên văn thư của nhà trường kiêm nhiệm nhiều công việc như thủ kho, thủ quỹ nên thời gian trau đồi nghiệp vụ còn hạn chế.
Về công tác lưu trữ hồ sơ của CBGVNV: Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn, nội dung khi soạn thảo văn bản không rõ ràng. Hơn nữa đối với không ít người công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa có ý thức được rằng phải lập hồ sơ quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không ít nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu đó, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ nhóm chuyên môn hoặc không lưu giữ đầy đủ.
Chính từ những khó khăn đã thúc đẩy tôi một nhân viên văn thư phải tìm ra tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt công việc được giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
3. Giải pháp thực hiện:
3.1. Lập danh mục hồ sơ theo quy định:
- Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản một cách khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả đồng thời tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của nhà trường nói chung.
- Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của nhà trường, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của nhà trường.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ, do đó nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của nhà trường.
- Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách:
Cách 1: Do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành.
Cách 2: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản gửi xuống các đơn vị để thực hiện.
Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó). Sau khi sự việc đã kết thúc (vào cuối năm), thì làm một số công việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm những nội dung dưới đây:
- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
- Văn thư sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong quá trình thực hiện có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
UBND QUẬN LONG BIÊN
TRƯỜNG MẦM NON PHÚC LỢI |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm HỌC 2022 - 2023
| Số và ký hiệu HS |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Đơn vị/ người lập hồ sơ |
Ghi chú
|
| |
- HIỆU TRƯỞNG
|
|
|
|
| 01 - HT |
Hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng năm học 2022-2023 |
20 năm |
Lê Thị Mỹ Hạnh |
|
| |
.............. |
|
|
|
| |
- PHÓ HIỆU TRƯỞNG CHUYÊN MÔN DẠY
|
|
|
|
| 01 – DẠY |
Hồ sơ về sáng kiến kinh nghiệm năm học 2022-2023 |
10 năm |
Đinh Thị Luận |
|
| |
.................... |
|
|
|
| |
- PHÓ HIỆU TRƯỞNG CHUYÊN MÔN NUÔI
|
|
|
|
| 01 – NUÔI DƯỠNG |
Hồ sơ về công tác phòng chống tai nạn thương tích năm học 2022-*2023 |
10 năm |
Nguyễn Thị Thu thủy |
|
| |
- KẾ TOÁN
|
|
|
|
| |
............................................ |
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
- VĂN PHÒNG
|
|
|
|
| 01 - VP |
Hồ sơ về trường lao động tiên tiến và chiến sĩ thi đua cấp cơ sở năm học 2022-2023 |
20 năm |
Nguyễn Thanh Hải |
|
| |
............................. |
|
|
|
| |
- Y TẾ
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| 01 - YT |
Hồ sơ về công tác phòng chống dịch bệnh năm học 2022-2023 |
05 năm |
Nguyễn Thị Sửu |
|
| |
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này có …….(1) hồ sơ, bao gồm:
…………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
…………...(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
| |
HIỆU TRƯỞNG
(chữ ký, dấu)
Họ và tên |
3.2. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học
Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với một người làm công tác văn phòng và phải kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ hồ sơ. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:
Chọn tủ hồ sơ:
Không nên đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…
3.3. Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của nhà trường.
Sơ đồ lưu hồ sơ
| Trách nhiệm |
Nội dung |
Biểu mẫu |
Các tổ chuyên môn |
|
Lập danh mục hồ sơ của các tổ chuyên môn
|
|
BM - 01
|
| Văn thư nhà trường |
|
Tổng hợp danh mục hồ sơ sở
|
|
BM - 02
|
| Hiệu trưởng |
|
|
Các tổ chuyên môn |
|
Xác định danh mục
hồ sơ cần nộp lưu
|
|
BM - 03
|
| Văn thư nhà trường |
|
Tổng hợp danh mục hồ sơ cần lưu trữ
|
|
|
Các tổ chuyên môn |
|
Giao nộp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ theo quy định
|
|
BM - 04
|
| Văn thư nhà trường |
|
Nhận hồ sơ, bảo quản, chỉnh lý, khai thác và sử dụng tài liệu
|
|
|
| Văn thư nhà trường |
|
Nộp Kho lưu trữ nhà trường hoặc xây dựng KH hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ
|
|
|
| Hiệu trưởng |
|
|
| Văn thư |
|
Hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị lưu trữ theo quy định
|
|
|
Mô tả sơ đồ lưu trữ của nhà trường
B1: Các tổ chuyên môn xác định danh mục hồ sơ của phòng. Vào tháng 12 hàng năm, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, các tỏ chuyên môn xác định Danh mục hồ sơ của tổ mình nộp về văn thư nhà trường (BM-01.)
B2: Văn thư tổng hợp danh mục hồ sơ các tổ chuyên môn thành danh mục hồ sơ nhà trường BM-02.
B3: Trình Hiệu trưởng phê duyệt.
B4: Các tổ chuyên môn xác định danh mục hồ sơ cần lưu trữ của tổ mình BM - 03
B5: Văn thư tổng hợp danh mục hồ sơ các tổ chuyên môn thành danh mục hồ sơ cần lưu trữ của trường.
B6: Văn thư sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định.
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg?w=900, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ: có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
Riêng đối với hồ sơ lưu trữ văn thư phải lập sổ sử dụng bản lưu khi có cá nhân hoặc bộ phận nào đó cần mượn để khai thác và sử dụng. Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm dương lịch. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo thứ tự thời gian, ta dùng kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía bên có ghi tờ danh mục mã hóa.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Lưu trữ Hồ sơ Cán bộ công chức.
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội….Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch - Sơ yếu lí lịch - Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có) - Phiếu đánh giá công chức hàng năm - các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn thư - bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ).
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng về nhan sự của nhà trường trong việc xây dựng nhà trường chuẩn kiểm định chất lượng. Là việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
4. Hiệu quả của SKKN:
Đề tài là giải pháp cơ bản, hợp lý có tính thực tiễn có thể áp dụng cho các nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan hành chính sự nghiệp nhất là tất cả khối trường học.
Đề tài đã được tổ chức triển khai tại trường mầm non Phúc Lợi và đã được các tổ, khối ứng dụng thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ được phân công đều đạt hiệu quả cao..
Mang tính hiệu quả cao làm cho nhận thức của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư lưu trữ nâng lên rõ rệt.
Khả năng soạn thảo văn bản của CBGVNV trong nhà trường có bước tiến bộ rõ rệt về phông chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.
Các hồ sơ được hình thành trong hoạt động hàng ngày được kẹp trong từng bìa hồ sơ, sắp xếp theo các nhóm tài liêu lưu đã quy định.
III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1. Ý nghĩa của sáng kiến kinh nghiệm:
Qua việc “lập, phân loại và lưu hồ sơ theo quy định” của bản thân tôi, ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ quản lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng trong công tác dạy và học. Nó còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã thực hiện trong thời gian qua.
Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực thì đó là thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi công việc được toàn diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đồng thời tôi đã phổ biến hướng dẫn cho một giáo viên có liên quan đến hồ sơ như tổ trưởng chuyên môn, trưởng các đoàn thể cách hình thành hồ sơ công việc. Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng công việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn thận. Và quan trọng nhất là việc tìm minh chứng từ những hồ sơ lưu trữ của nhà trường để phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục”
2. Bài học kinh nghiệm
Công tác văn thư lưu trữ của trường mầm non Phúc Lợi bước đầu đã đạt được một số kết quả nhất định. Để đạt được những kết quả đó tôi đã rút ra được một số kinh nghiệm sau:
Chấp hành nghiêm túc sự chỉ đạo của cấp trên.
Cán bộ quản lý phải nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò, nhiệm vụ và nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ để từ đó chỉ đạo, phổ biến nội dung thực hiện.
Tạo điều kiện về kinh phí hoạt động, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ.
Tạo điều kiện để cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường được tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ.
3.Khuyến nghị:
3.1. Với Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo: Tham mưu với Nhà nước bổ sung kinh phí cho công tác văn thư, đặc biệt là công tác lưu trữ và có chế độ phụ cấp độc hại cho nhân viên văn thư, lưu trữ ở trường mầm non.
3.2. Với UBND Quận Long Biên: Cần tăng cường số buổi tập huấn về công tác văn thư lưu trữ theo hình thức chuyên sâu hơn nữa để phù hợp với đặc thù công việc của các trường học.
3.3. Với trường mầm non Phúc Lợi: Tạo điều kiện về cơ sở vật chất như các máy móc, tủ tài liệu, kho chứa tài liệu lưu trữ ... Tăng cường công tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại quận, trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng.
Trên đây là những kinh nghiệm trong quá trình lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ mà tôi đã đúc rút, tích lũy, đã và đang thực hiện trong quá trình công tác thực tế tại trường mầm non Phúc Lợi để phục vụ cho công việc tìm minh chứng trong công tác “Xây dựng trường mầm non Phúc Lợi đạt kiểm định chất lượng giáo dục”.
Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các bạn đồng nghiệp để bản sáng kiến của tôi được hoàn chỉnh hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!